Toutes vos questions, sans détour.

CoproSpace est une plateforme web qui aide les conseils syndicaux de copropriété à centraliser au même endroit leurs discussions, leurs sujets, leurs documents, leurs réunions, leurs décisions et leur budget. La plateforme fait office d'espace de collaboration partagé et de mémoire durable de la copropriété, en complément du syndic dont elle ne remplace pas le logiciel métier. Les données sont hébergées en France et conformes au RGPD.

Un conseil syndical a besoin d'un outil qui rassemble ce qui se perd habituellement dans les e-mails, WhatsApp ou un Drive partagé. CoproSpace remplit ce rôle en réunissant les discussions, les sujets, les documents, les décisions, les réunions, les devis et le budget de la copropriété. Sa mémoire reste structurée, horodatée et attachée à la copropriété d'un mandat à l'autre, même lors d'un changement de syndic.

Centraliser les documents d'une copropriété revient à les rattacher au contexte qui leur donne un sens plutôt qu'à les empiler dans un dossier. Dans CoproSpace, chaque document reste lié au sujet, à la décision, au devis ou à la réunion dont il provient, ce qui permet de le retrouver par son histoire plutôt qu'en fouillant. Comme l'espace appartient à la copropriété, les documents restent en place d'un mandat à l'autre et lors d'un changement de syndic, sans repartir avec l'ancien bureau ou l'ancien gestionnaire.

Oui. Chaque réunion dans CoproSpace réunit au même endroit l'ordre du jour, les participants, le lien de visioconférence, les décisions et le compte-rendu. La plateforme n'héberge pas la visioconférence mais intègre le lien de l'outil de votre choix (Google Meet, Jitsi, Tixeo, etc.), que les participants rejoignent en un clic. Le lien reste visible uniquement par les personnes autorisées.

L'historique reste attaché à la copropriété, pas aux comptes individuels. Lorsqu'un membre quitte le conseil syndical, son accès est révoqué mais ses contributions demeurent, signées et horodatées. Son profil peut être supprimé s'il le souhaite, sans impact sur l'historique, et le nouveau membre lit la mémoire complète en quelques minutes.

Oui. Les copropriétaires non élus peuvent être invités avec un rôle dédié : ils disposent d'un accueil adapté et accèdent aux informations que le conseil syndical choisit de partager, notamment via le module Publications (annonces, comptes-rendus, points de transparence, avec commentaires et réactions). Le conseil garde la main sur ce qui est visible, sujet par sujet.

Pas d'intégration directe pour l'instant. CoproSpace fonctionne en parallèle de votre outil de syndic — il accueille la collaboration et la mémoire, là où votre logiciel actuel gère la comptabilité et les appels de fonds. Si une intégration ciblée vous intéresse, parlons-en.

Non, CoproSpace ne remplace pas le syndic. Le syndic conserve sa comptabilité, ses appels de fonds, son ERP et la tenue légale de l'assemblée générale. CoproSpace apporte la couche d'organisation et de mémoire du conseil syndical, en parallèle et en complément du syndic.

CoproSpace n'est pas un moteur comptable : la tenue des comptes, l'émission des appels de fonds et la tenue légale de l'assemblée générale restent du ressort du syndic. La plateforme offre en revanche un coffre-fort financier où les documents comptables produits par le syndic (grand livre, comptes de l'exercice, appels de fonds, budget voté) sont archivés par exercice et consultables par le conseil. Elle prend aussi en charge les appels d'offres (comparaison des devis, choix du prestataire), le suivi du budget voté, la validation des factures et la mémoire des décisions.

Dès que la copropriété a un besoin d'organisation et de structuration : plusieurs sujets en parallèle, échanges qui s'éparpillent entre WhatsApp et email, mémoire qui se perd entre les bureaux. La taille de la copropriété compte moins que la complexité de votre quotidien — une copropriété de 12 lots avec un contentieux en cours en tire autant de valeur qu'une copropriété de 80 lots qui ronronne.

Non. L'interface est conçue pour rester accessible sans formation technique : vocabulaire de copropriété, pas de jargon, navigation simple. Que vous soyez bénévole du conseil syndical ou gestionnaire en cabinet, si vous savez écrire un mail et déposer une pièce jointe, vous savez utiliser CoproSpace.

Moins d'une heure pour créer l'espace, inviter les premiers membres et déposer quelques documents. CoproSpace se remplit ensuite naturellement au fur et à mesure que vous traitez des sujets, il n'y a pas de chantier de saisie initiale obligatoire. Si vous le souhaitez, nous accompagnons les premiers pas en visioconférence.

Déposez-les dans CoproSpace dès le démarrage ou au fil de vos besoins : ils rejoignent la mémoire de la copropriété, accessible aux mandats suivants. Aucune obligation de tout reprendre, commencez par ce qui vous est utile. Chaque copropriété dispose de 10 Go de stockage inclus, de quoi archiver des années de documents.

Non. Le conseil syndical peut s'équiper seul et choisit librement d'inviter ou non son syndic comme participant. Le syndic invité accède aux échanges et documents que vous choisissez de partager et peut y contribuer ; son accès reste restreint pour les autres fonctionnalités. Si votre syndic souhaite s'outiller à l'échelle de son activité (plusieurs copropriétés équipées d'un même cabinet), une formule cabinet dédiée est négociée directement avec lui.

Un conseil syndical garde la mémoire et la transparence en consignant ses décisions, ses échanges et ses documents dans un espace qui lui appartient, indépendant du syndic. Dans CoproSpace, chaque contribution est attribuée à son auteur et horodatée, si bien que l'on sait qui a écrit quoi et à quel moment. Le conseil choisit ensuite précisément ce qu'il partage avec le syndic.

Non, vos discussions internes ne sont pas visibles au syndic. Le conseil syndical choisit ce qu'il partage avec lui : un sujet, un message, un document. La porte ne s'ouvre que de votre côté.

Oui. CoproSpace intègre un carnet d'entretien numérique conforme au décret 2001-477 modifié par la loi ALUR de 2014. Vous l'exportez en PDF à tout moment pour l'annexer à une promesse de vente. Chaque mention exigée par le décret y figure :

• l'identité du syndic en exercice et les informations du bâtiment (adresse, année de construction, nombre de lots) ;
• les contrats d'assurance de la copropriété, dont l'assurance dommages-ouvrage, distinguée comme le veut le décret ;
• les diagnostics techniques avec leurs dates d'expiration ;
• les contrôles obligatoires récurrents : ascenseur, chaudière, VMC, extincteurs, portes coupe-feu ;
• les échéances du plan pluriannuel de travaux ;
• l'historique des travaux et des sinistres, ainsi que les documents légaux (PV d'AG, règlement) ;
• un chapitre par bâtiment pour les copropriétés qui en comptent plusieurs, comme le prévoit l'article 5.

Pour aller plus loin : Le carnet d'entretien de l'immeuble

Oui. La fiche synthétique est un document officiel que le registre national d'immatriculation génère chaque année à partir de la déclaration du syndic. CoproSpace la conserve plutôt que de la refaire. Déposée dans le carnet d'entretien, elle reste accessible à tous les membres, et un signal prévient quand sa mise à jour annuelle arrive.

Pour aller plus loin : La fiche synthétique de copropriété

Il se construit en arrière-plan à partir de ce que vous saisissez déjà, sujets, travaux, contrats, sinistres et PV d'AG. Les diagnostics et les contrôles obligatoires se renseignent une seule fois. CoproSpace calcule ensuite les échéances suivantes et passe le statut en alerte 90 jours avant l'expiration d'un diagnostic, 30 jours avant un contrôle dû.

La copropriété est seule propriétaire de ses données. CoproSpace agit comme sous-traitant au sens du RGPD. L'export est disponible en libre-service : chaque utilisateur peut exporter ses données personnelles depuis son compte, et le président peut exporter l'ensemble des documents de la copropriété. La suppression de compte se fait aussi en autonomie. Pour toute autre demande, nous répondons sous 7 jours.

Oui, vos données sont hébergées en France. La base Postgres tourne chez Supabase en région Paris (eu-west-3), nos fonctions applicatives s'exécutent chez Vercel en région Paris (cdg1) — ce qui signifie que même le traitement de vos données (chargement des pages, server actions) se fait en France, pas seulement le stockage. Les sauvegardes de vos documents sont également en France, chez Scaleway (Paris), opérateur français du groupe Iliad/Free. Nos outils d'observabilité (Sentry) sont configurés en Europe. Vos documents et vos échanges ne quittent jamais l'Union européenne ; seul l'envoi de nos e-mails passe par un prestataire américain, sous clauses contractuelles types.

L'ensemble de votre espace — base de données (décisions, comptes-rendus, votes, audit) et documents uploadés (PDFs, contrats, factures, PV d'AG, photos) — est sauvegardé chaque nuit. La base de données est sauvegardée par notre hébergeur Supabase avec une rétention de 7 jours, restaurable à n'importe lequel de ces 7 points. Les documents sont sauvegardés en parallèle chez Scaleway en France, sur une infrastructure indépendante. En cas d'incident technique majeur, nous restaurons l'état complet à partir de ces sauvegardes. Vous n'avez aucune action à effectuer.

Non, et jamais sans votre décision. Par défaut, vos documents, vos sujets et vos commentaires ne servent pas à entraîner un modèle d'IA, ni chez nous ni chez un tiers : c'est un engagement contractuel, inscrit à l'article 8 de nos CGU. Seules des statistiques anonymes, dont aucun résultat ne permet de remonter à votre copropriété, nourrissent nos travaux. Si nous proposions un jour des fonctionnalités d'intelligence artificielle, votre copropriété serait seule à décider de les activer, et seule à autoriser qu'un modèle qui lui est réservé apprenne de ses contenus. Vos documents ne serviraient en aucun cas à entraîner un modèle partagé avec d'autres copropriétés.

Deux régimes coexistent. Pour le contenu déposé dans l'espace d'une copropriété, le syndicat des copropriétaires est responsable de traitement, représenté par son syndic, et CoproSpace intervient en sous-traitant au sens de l'article 28. Pour les comptes, la sécurité et la facturation, CoproSpace est responsable de traitement. Notre Data Processing Agreement (DPA), conforme à l'article 28.3, est annexé à nos CGU et consultable à tout moment sur app.coprospace.fr/dpa.

Vous récupérez l'intégralité de vos données — documents, discussions, comptes-rendus, exports CSV. Vos données sont ensuite supprimées de manière certifiée RGPD selon notre politique de rétention. Aucune donnée n'est conservée au-delà sans votre accord explicite.

Le tarif dépend de la taille de votre copropriété et des modules que vous activez : nous l'établissons à la demande. L'abonnement existe en formule mensuelle ou annuelle, selon votre besoin, avec un accompagnement de démarrage proposé en option.

Le premier export complet de vos documents est gratuit. C'est votre droit, et c'est aussi ce que prévoit le RGPD. Pour les demandes ultérieures dans les six mois suivants, nous facturons un forfait de 5 € par export, afin de couvrir les coûts de traitement et de limiter les usages automatisés ou abusifs. Vous gardez bien sûr la main sur la suppression de votre compte et l'effacement de vos données — ces opérations restent gratuites quoi qu'il arrive.