La fiche synthétique : la carte d'identité de votre copropriété.

D'où vient-elle ?

La fiche synthétique a été créée par la loi ALUR du 24 mars 2014, qui l'a inscrite à l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965, le texte fondateur du statut de la copropriété. Le législateur voulait rassembler sur un document unique les données financières et techniques essentielles de la copropriété et de son bâti, pour qu'un copropriétaire, un acheteur ou un notaire puisse se faire une idée juste de l'immeuble sans éplucher des années de procès-verbaux.

L'obligation s'est appliquée par étapes selon la taille des copropriétés et les concerne toutes depuis le 1er janvier 2019. Seuls les immeubles entièrement à destination autre que d'habitation, des bureaux ou des commerces par exemple, en sont dispensés.

Ce qu'elle contient

Son contenu est fixé par le décret du 21 décembre 2016, en quatre volets :

• l'identification de la copropriété : nom d'usage, adresse, numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés, date du règlement de copropriété ;
• l'identité du syndic ou de l'administrateur provisoire en exercice ;
• l'organisation juridique : syndicat principal ou secondaire, coopératif ou non, résidence-services ;
• les caractéristiques techniques et financières : nombre de lots, nombre de bâtiments et période de construction, type de chauffage, ascenseurs, montant des charges, dettes envers les fournisseurs, impayés, fonds de travaux, personnel employé.

Le tout tient en une ou deux pages. C'est un résumé, pas un dossier. La fiche photographie la copropriété à un instant donné, chiffres à l'appui.

Comment l'obtenir

La demande s'adresse au syndic, de préférence par écrit pour dater le point de départ du délai. Le syndic dispose d'un mois pour mettre la fiche à disposition. Au-delà, l'article 8-2 prévoit une pénalité par jour de retard, fixée à 15 € par le décret du 7 octobre 2020, imputée sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic.

Si votre syndic est un professionnel, vous n'avez normalement rien à demander. Depuis le 1er juillet 2020, la dernière fiche synthétique fait partie des documents que son espace en ligne sécurisé doit proposer à tous les copropriétaires, sans frais.

À quoi elle sert

Lors d'une vente, d'abord. La fiche synthétique fait partie des documents remis à l'acquéreur dès la promesse de vente (article L. 721-2 du code de la construction et de l'habitation). Tant qu'elle manque, le délai de rétractation de l'acquéreur ne court pas. Une fiche indisponible ou périmée retarde donc très concrètement les ventes dans l'immeuble.

Pour le conseil syndical, ensuite. La fiche condense les impayés, les dettes envers les fournisseurs et le fonds de travaux, tout ce qui mérite d'être surveillé. Comparée d'année en année, elle raconte la trajectoire financière de la copropriété.

Trois réflexes pour le conseil syndical

• Vérifier qu'elle existe et qu'elle est à jour. La mise à jour est annuelle, une fiche établie il y a trois ans ne l'est plus.
• La récupérer chaque année, depuis l'espace en ligne ou sur demande, sans attendre qu'une vente la rende urgente.
• La conserver dans les archives de la copropriété. D'année en année, la collection des fiches devient un tableau de bord qui appartient à la copropriété, quel que soit son syndic.